Le aziende durante lo svolgimento di una fiere si trovano nella situazione in cui devono raccogliere i dati dei propri clienti, dei potenziali clienti oppure dei fornitori e dei partner che giungono allo stand. Durante la fiera, oppure in un evento di settore, spesso ci capita di scambiarci i biglietti da visita oppure di raccogliere adesioni, oppure ancora iscrizioni o richieste di preventivo tramite. Il tutto avviene tramite dei moduli cartacei oppure digitali. Questi dati che vengono raccolti sono dati personali come nome, cognome, e-mail, numero di telefono, indirizzo, etc.
La domanda che ci poniamo è “che fine fanno questi dati?” Una volta che questi dati vengono trasferiti in azienda vengono archiviati in un CRM, in file excel oppure vengono inseriti all’interno delle mailing list e quindi utilizzati per l’invio di Newsletter, DEM oppure altre attività di marketing.
Quali sono le criticità della raccolta dei dati persona in una fiera?
Alcune volte capita, durante le fiere di settore o gli eventi, il momento della raccolta dati risulta caotico oppure non regolamentato correttamente dalle aziende. E’ importante sapere che anche i dati personali raccolti durante le fiere devono rispettare le regole impose dal GDPR – Regolamento generale sulla protezione dei dati – e quindi le aziende devono rispettare questo regolamento.
Vediamo insieme quali sono le principali criticità:
1. Quando un utente rilascia i suoi dati durante una fiera di settore oppure lascia un suo biglietto da visita deve essere informato dallo staff sul trattamento dei suoi dati. Deve comprendere il motivo per il quale sono stati raccolti i suoi dati e per quanto tempo saranno conservati.
2. La normativa del GDRP prevede che i dati possono anche essere raccolti verbalmente ma in tal caso l’azienda deve fornite la prova che ciò è stato effettuato e deve documentare la raccolta di questo consenso. Qui è meglio evitare la raccolta dati verbale ed è sempre preferibile utilizzare quella scritta poiché è molto più semplice.
3. Una volta che l’azienda raccoglie i dati dei potenziali clienti e dei visitatori interessati ai suoi prodotti e servizi essi vengono conservati e possono essere riutilizzati per più finalità. Nel momento in cui avviene la compilazione dei moduli è necessario informare i soggetti che i dati possono essere utilizzati per scopi diversi, come ad esempio rispondere ad una richiesta di preventivo, inviare una newsletter. E’ importante ricordare che bisogna indicare la data di scadenza dell’utilizzo dei dati.
Per rendere più semplice e veloce la raccolta dei dati durante una fiera è possibile utilizzare supporti digitali come tablet e smartphone. Attraverso i moduli di contatto sono creati appositamente per la fiera, è possibile sottoporre ai sotterri interessati una corretta e precisa informativa privacy che è legata al contesto, raccoglier e un consenso scritto e differenziale per ogni soggetto la finalità del trattamento dei dati. In tal modo le aziende hanno la possibilità di centralizzare la raccolta dei dati personali e gestirli in modo più semplice.