Le possibilità, come puoi immaginare, sono innumerevoli e gli unici limiti che puoi porti sono solo due: il costo degli allestimenti e il tempo necessario per l’organizzazione.
La pianificazione di un grande evento di settore richiede mesi e potenzialmente una cospicua somma di denaro, soprattutto se si tratta di eventi che durano per più di un giorno (ci sono fiere che durano addirittura diversi mesi, come ad esempio l’Expo, che richiedono un dispendio di energie non alla portata di tutti).
Anche se non parteciperai alla prossima Expo, è importantissimo non commettere errori di calcolo o di valutazione nel prepararti alla tua prossima fiera.
È indispensabile dunque avere una buona strategia, che essenzialmente consta nell’identificare e organizzare le seguenti componenti della tua presenza in fiera.
Il tuo stand: ovvero il tuo teatro di business.
Il tuo stand fieristico è il palcoscenico dove i tuoi rappresentanti presentano i prodotti e servizi della tua azienda, più è ampio lo stand allestito e più diventa esso stesso una delle principali attrazioni per i clienti.
I commerciali e gli addetti alle vendite potranno poi offrire maggiori informazioni in salette secondarie più appartate, lontane dal centro della scena, ai clienti che hanno manifestato un interesse esplicito per la tua azienda.
Area dimostrativa
Inutile girarci intorno, la dimostrazione dei tuoi prodotti e servizi fa la differenza nella tua presenza in fiera.
Elimina tutte le informazioni superflue e rendi la tua demo unica ed emozionante, presenta il vantaggio principale e fornisci materiale informativo supplementare con video, brochure o cataloghi solo ai clienti davvero interessati.
Zone di briefing
Ovvero delle piccole aree nella parte anteriore del tuo stand dove i partecipanti sono accolti, viene loro fornita una breve panoramica dell’azienda e vengono loro illustrate tutte le cose imperdibili che troveranno all’interno dello stand stesso. Facilitano il primo contatto e suscitano interesse e curiosità verso l’esperienza che verrà offerta all’interno dello stand.
Attività dello stand
Un modo semplice per catturare l’interesse dei partecipanti è quello di offrire, all’interno del tuo stand, tutta una serie di attività divertenti come giochi, totem interattivi e premi.
Le migliori attività enfatizzeranno i tuoi prodotti e servizi mentre intratterranno anche gli ospiti.
Tour dello stand
Offri visite guidate al tuo stand fieristico, in modo da evidenziare le caratteristiche e i prodotti più interessanti che hai in esposizione e fare rapidamente un’ottima impressione sui partecipanti.
Offrire un tour ti assicura, inoltre, che tutti gli ospiti vedano e capiscano i messaggi di marketing più interessanti che la tua azienda ha da offrire.
Esperienze interattive
Fai in modo che il tuo potenziale cliente possa interagire con i tuoi prodotti e con le tue promozioni in maniera spontanea e con i suoi tempi. Le fiere possono essere un ambiente stressante, quindi potresti approfittare per creare uno spazio più casual dove il partecipante possa sentirsi più a suo agio e rilassarsi per qualche minuto. Puoi lasciar parlare i tuoi prodotti da soli lasciando il cliente libero di esplorare e toccare con mano, svincolato dalle mille domande dei rappresentanti. Se interessato a saperne di più sarà lui a venire da te per fare domande, fidati!
Happy hour ed eventi
Organizzando dei piccoli eventi nell’evento, darai alla tua squadra maggiori opportunità di allacciare relazioni e parlare in maniera più diretta ai tuoi potenziali clienti e partner, fuori dagli schemi precostituiti di uno sterile desk informativo.
Area workshop e seminari
Ospitare all’interno del tuo stand fieristico un’area dedicata a seminari e incontri tra gli addetti ai lavori e brand ambassador darà maggiore visibilità al tuo marchio e ai tuoi prodotti e incoraggerà le visite.
È necessario, dunque, impressionare i visitatori con uno stand dal design accattivante che attiri il loro interesse, la credibilità del tuo brand in fiera si costruisce inizialmente con come appare il tuo stand e se attira o meno visitatori.
Avrai intuito dunque che è fondamentale affidarti a una ditta specializzata in allestimento fieristico per organizzare tutti gli spazi espositivi della tua azienda e non lasciare nulla al caso.
Puoi farti disegnare e progettare il tuo stand ad hoc per le tue esigenze da professionisti del settore fieristico oppure semplicemente noleggiare tutte le attrezzature di cui hai bisogno, qualunque sia la tua scelta, non ti sarà difficile trovare gli allestitori fieristici che fanno al caso tuo.
Una volta progettato e allestito il tuo stand, devi passare a pianificare la comunicazione da utilizzare durante l’evento, usa video, audio, poster e banner con gusto e moderazione, perché bombardare con troppi messaggi e sollecitazioni un potenziale cliente, anziché farlo innamorare, avrà l’effetto opposto di farlo scappare.
Non dovrebbe esserci nulla nel tuo spazio espositivo che respinga o distragga il visitatore, quindi assicurati che ogni oggetto all’interno del tuo stand in fiera abbia uno scopo, in caso contrario eliminalo dalla vista. In alcuni casi la parola d’ordine è “less is more”.
Da espositore, infine, il tuo compito è essere il volto umano della tua azienda in fiera. Inutile ricordarti, quindi, quanto sia importante essere sempre sorridente, accogliente, gentile e pronto a fornire ogni tipo di spiegazione ti venga richiesta.
Parla e presenta con un tono amichevole ma sicuro di te, punta a creare relazioni, piuttosto che a vendere: sii aperto al confronto e al dialogo e non tentare a tutti i costi di estorcere informazioni personali ai partecipanti. Chi vorrà saperne di più o restare in contatto, te le fornirà spontaneamente.
Chiedi feedback e accetta le critiche: ti serviranno per migliorare in futuro.